Hvordan lage faktura

Alle bedrifter og privatpersoner som selger varer eller tjenester skal lage faktura. Denne sender du til personen eller bedriften som skal kjøpe varene eller tjenestene dine. 

En faktura lages enkelt med et regnskapsprogram eller du kan få en regnskapsfører til å gjøre hele jobben for deg.

Det finnes flere regnskapsprogram på nettet med ulike funksjoner og design. Du betaler gjerne et fast månedsbeløp eller en årsavgift avhengig av hva du vil måtte trenge. Det samme gjelder dersom du benytter deg av en regnskapsfører. Prisen av avhenger gjerne av hvilke oppgaver du trenger hjelp med.

Mange bruker et regnskapsprogram enten på egen hånd, eller i samarbeid med en autorisert regnskapsfører.

Det skal være enkelt å lage en faktura i et fakturaprogram, der kan du sende fakturaer til kundene dine eller du kan laste den ned og sende fakturaen via e-post. 

Husk fakturakravene

Det er visse krav til hvordan en faktura skal se ut for at en skal være gyldig. Alle fakturaer skal ha et unikt nummer, via et dataprogram, ved fakturering. Denne kan ikke overstyres, dette er lovbestemt.

Fakturakrav:

1. Du må ha et fakturanummer.

2. Dato for fakturering (fakturadato).

3. Selgers navn, andresse og foretaksnummer.

4. Kjøpers navn, adresse eller organisasjonsnummer.

5. Beskrivelse av varen eller tjenesten som selges.

6. Kvantum/ omfang av varen eller tjenesten som selges.

7. Tidspunkt og sted for levering av varen/tjenesten.

8. Pris (inkluert mva, dersom du er mva-registrert).

9. Forfallsdato (frist for betaling).

Faktureringslovene

Det er tre lover du i utganspunktet må følge når du skal lage faktura og sende den videre. 

3 Lover om fakturering:

• Bokføringsloven

• Inkassoloven

• Forsinkelsesrenteloven

Faktura-feil kan koste deg dyrt

Det er viktig med gode rutiner når du skal fakturere dine kunder, dersom du slurver kan det gjøre at du taper penger.

Eksempler på konsekvenser ved faktura-slurv:

• Du ender opp med å låne ut penger gratis

• Du blir ikke tatt som en seriøs aktør

• Du skaper irritasjon

Sett av en dag til fakturering

Det kan være lurt å sette av en dag i uken til å gjøre faktura-arbeid, eller du kan lage en faktura og sende den straks tjenesten eller varen er levert.

Det er for øvrig lovfestet at du som hovedregel skal sende faktura for hver leverte vare eller tjeneste senest en måned etter levering. Dette fordi inntekter og kostnader skal bli registrert i riktig periode.

Kvalitet på bilagene

Skatteetaten er streng på hvordan bilag og vare-/tjenestebeskrivelser skal utformes. Derfor er det viktig at du har oversikt og god kvalitet på bilagene dine. 

Når du lager en faktura må du sørge for at dokumentasjonen over kjøp og salg er tilstrekkelig for en eventuell etterkontroll av «fullstendighet i inntekter» (ref. Skatteetaten). 

Feil faktura? Lag kreditnota

Feil kan skje den beste, de fleste opplever å gjøre en feil i blant og regnskaps-området er ikke like enkelt for vanlige folk, som for regnskapsførere. 

Vanlige faktura feil:

• feil pris er oppgitt

• du har glemt å inkludere en vare eller en tjeneste

• andre årsaker

Har du laget en faktura som viser seg å være feil, ta det med ro. 

Lag en kreditt-faktura. 

Kreditnota og fakturering

En kreditnota er motsatt av en faktura. Enkelt betyr en kreditnota at du skylder kunden penger. Så har du sendt en faktura som viser seg å være feil, vil kreditnotaen som oftest nulle ut fakturaen. 

Du kan ikke slette en faktura 

Du kan ikke endre en eksisterende faktura og du kan heller ikke slette fakturaen. Alle fakturaer som lages skal registreres inn i regnskapet ditt. 

Tenk på dette før du velger regnskapsprogram

Du bør velge et regnskapsprogram som lar deg fakturere og registrere utgiftene dine, men det er ikke det eneste som kan være viktig for deg. 

Fakturerer du, må du føre regnskap. 

Det er ikke bare fakturering du skal tenke på, men også næringsoppgave og eventuelt årsregnskapet som skal sendes til Brønnøysund. 

Tenk igjennom hva du kan av regnskap og hva som kan være viktig for deg. 

Kan du for eksempel få hjelp av regnskapsførere som leverer regnskapsprogrammet ved behov? Det kan være lurt å se om du får kundestøtte eller om du heller skal lete etter en regnskapsfører som kan gjøre hele eller deler av jobben for deg. 

Kristine Margrethe Piñanez

Kristine er innholdsprodusent hos Tjenestetorget. Hun har en master i journalistikk fra Oslomet. Hun har jobbet som innholdsprodusent i Scandinavian Technology Institute (STI) og som innholdsrådgiver i Opplysningskontoret for frukt og grønt (OFG). Hun skriver artikler om blant annet bredbånd og eiendomsmegler.

[email protected]